O cenário é familiar: ao longo dos anos, documentos físicos se acumulam nas empresas, ocupando espaço precioso, gerando gastos com materiais de papelaria e dificultando a localização rápida e precisa das informações necessárias. O descarte adequado de documentos é essencial para evitar prejuízos, garantir a segurança dos dados e cumprir com a legislação vigente.
Saiba a importância do descarte correto de documentos e como a digitalização pode ser uma solução eficaz para lidar com esse desafio!
Por que Descartar Documentos Físicos?
O acúmulo de documentos físicos dentro de uma empresa pode causar diversos problemas. Além do desperdício de espaço físico, há custos associados à aquisição e manutenção de materiais de papelaria e recursos de armazenamento.
Além disso, encontrar informações específicas em meio a tantos documentos pode ser uma tarefa árdua e demorada. Adicionalmente, a segurança dos documentos também pode ser comprometida, uma vez que há riscos de extravios acidentais ou não autorizados.
O Que Você Precisa Saber Antes de Realizar o Descarte de Documentos?
Antes de iniciar o descarte de documentos, é fundamental consultar a tabela de temporalidade do documento em questão. Essa tabela determina o ciclo de vida do documento, a frequência de uso, o prazo de guarda e a destinação final adequada. Através dessa tabela, é possível saber por quanto tempo um documento deve ser guardado e se ele pode ser mantido apenas em formato digital, que já possui validade jurídica.
Cumprir as diretrizes estabelecidas pela tabela de temporalidade é essencial, uma vez que são determinadas por lei. O não cumprimento dessas diretrizes pode resultar em problemas legais para a empresa, caso documentos sejam descartados de forma inadequada ou guardados além do prazo estipulado.
Evite Todos os Perigos
Assim como o acúmulo de documentos físicos é prejudicial, o descarte inadequado de documentos também pode acarretar problemas à empresa. Portanto, o descarte é necessário, mas é preciso garantir que seja feito corretamente, de acordo com as normas legais e procedimentos estabelecidos.
Descarte de Documentação: Como Fazer?
A eliminação de documentos é uma prática crucial para garantir a segurança de dados pessoais, de clientes e da empresa como um todo. Através do descarte adequado, é possível evitar golpes, fraudes e outros usos indevidos de informações sigilosas. Considerando o início deste novo ano, é o momento ideal para mobilizar a equipe e realizar uma ação de eliminação de documentos eficiente e segura.
Importância e Usos da Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade Documental é uma ferramenta fundamental utilizada em setores governamentais e privados. Ela determina ciclos de vida útil para diferentes tipos de documentos, levando em conta sua categoria, assunto, material impresso, entre outros critérios.
Essa tabela estabelece prazos de guarda para os documentos, e ao cumprir esses prazos, a empresa pode realizar a eliminação de documentos de forma segura e adequada. Embora não haja obrigatoriedade legal para o setor privado, é uma prática altamente recomendada para garantir uma gestão documental eficiente e segura.
Digitalização como Solução para Descarte de Documentos
A digitalização de documentos tem sido uma saída excepcional para empresas que desejam evitar o acúmulo de papel e apostar no armazenamento digital. Além de gerar economia, a digitalização oferece maior segurança aos dados e possibilita o descarte adequado dos documentos físicos, respaldado legalmente.
A X-Solution, especialista em Digitalização, oferece a captura de imagens de documentos em papel com scanners de alta performance, permitindo que os documentos digitalizados fiquem disponíveis em todos os formatos e resoluções desejados. Com a aplicação do recurso de OCR/ICR (pesquisável), os documentos se tornam indexados e pesquisáveis, facilitando a localização rápida e precisa das informações.
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