No mundo dos negócios, a informação é um recurso valioso. Empresas de todos os tamanhos e setores acumulam uma quantidade significativa de documentos físicos e digitais ao longo do tempo. A gestão adequada desses documentos é essencial para o bom funcionamento e o sucesso de uma organização.
A eficiência no gerenciamento dos arquivos empresariais pode otimizar a gestão do negócio, colaborando para a diminuição da burocracia em processos. Além disso, também facilita o atendimento ao cliente, especialmente quando é preciso agilidade para a consulta de dados.
O que é a gestão de documentos?
Toda empresa precisa lidar com inúmeros documentos de diferentes tipos e, para isso, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.
A gestão de documentos é o conjunto de práticas e processos utilizados para controlar a criação, organização, armazenamento, recuperação e disposição de documentos em uma organização. Isso inclui documentos físicos, como contratos, recibos e relatórios, bem como documentos digitais, como arquivos eletrônicos, e-mails e registros em sistemas informatizados.
Uma boa gestão de documentos não só possibilita melhorar a eficiência das operações, mas também é importante do ponto de vista da regulamentação legal nas atividades corporativas. Afinal, existem documentos que precisam estar sempre bem armazenados, de modo que fiquem disponíveis sempre que necessário.
Quais os benefícios da gestão de documentos?
Ao adotar a gestão de documentos, a sua empresa passa a contar com a organização necessária para melhorar toda a sua forma de administrar os seus arquivos mais importantes. A partir disso, é possível ver os benefícios, como por exemplo:
• Redução de custos: A gestão adequada de documentos permite reduzir os gastos relacionados ao armazenamento, preservação e envio de documentos. Além disso, evita-se o desperdício de tempo em processos burocráticos, permitindo que os funcionários dediquem suas horas em atividades mais produtivas.
• Organização: A gestão de documentos proporciona uma melhor organização dos arquivos, permitindo categorizá-los com base em diferentes atributos, como data de geração, setor, finalidade, entre outros. Isso aumenta a fluidez dos processos e facilita o acesso às informações quando necessário.
• Otimização do espaço físico: A digitalização dos documentos possibilita a redução da necessidade de espaço físico para o armazenamento dos arquivos. Além disso, elimina os riscos de perdas e danos aos documentos físicos.
• Segurança jurídica: A gestão adequada de documentos garante a integridade e disponibilidade dos dados, proporcionando a comprovação da regularidade jurídica da empresa. Isso é essencial para atender a exigências legais, além de fornecedores e clientes.
• Fluxo de trabalho simplificado: Com uma gestão eficiente de documentos, o fluxo de criação e aprovação de documentos pode ser simplificado, reduzindo o tempo necessário para concluir tarefas e tornando as operações mais eficientes.
Ferramentas de gestão de documentos mais comuns
Visando otimizar o gerenciamento de documentos, existem diferentes métodos e ferramentas que são utilizados para essa finalidade. Algumas das soluções mais comuns incluem:
• Microfilmagem: A microfilmagem consiste na captura de imagens dos documentos, que são armazenadas em um microfilme, ocupando pouco espaço físico e com alta durabilidade.
• Armazenamento em nuvem: Muitas empresas optam por gerenciar seus documentos por meio de serviços de armazenamento em nuvem. Isso permite o uso de arquivos digitais, substituindo o papel e proporcionando maior acessibilidade e compartilhamento de documentos.
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): É um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que provê em uma única plataforma soluções em GED/ECM. Assim, é uma solução que envolve a conversão dos documentos da empresa para formato digital, facilitando seu manuseio e proporcionando organização, fácil acesso e segurança aos documentos.
Conclusão
A gestão de documentos é essencial para garantir a organização, produtividade e conformidade legal nas empresas. Por meio de um sistema eficaz de gestão de documentos, é possível obter benefícios como a redução de custos, maior organização, otimização do espaço físico, segurança jurídica e simplificação dos fluxos de trabalho.
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