Esse processo é fundamental para qualquer empresa que deseja manter seus registros organizados e acessíveis, independente do formato em que se encontram. Neste artigo, vamos explicar de forma clara e objetiva o que é gestão de documentos e como ela pode ser implementada em sua empresa. Boa leitura!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de organização, armazenamento, gerenciamento e acompanhamento de documentos de uma empresa. Isso inclui documentos físicos, como papéis e pastas, bem como documentos eletrônicos, como arquivos digitais. O objetivo principal dessa gestão, é garantir que as informações estejam disponíveis quando necessárias, sejam precisas e atualizadas, e que sejam protegidas contra perda, roubo, danos ou ataques cibernéticos.
Como funciona a gestão de documentos?
A gestão de documentos é geralmente realizada por meio de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos (Sistema GED). Esse sistema permite armazenar, gerenciar e compartilhar documentos eletronicamente, podendo ser integrado com outros sistemas de negócios.
Este processo começa com a definição de políticas e procedimentos para a criação, revisão, aprovação, distribuição e descarte de documentos, esse último através da criação de uma Tabela de Temporalidade Documental – TTD. Também pode incluir a indexação e classificação dos documentos para facilitar a recuperação e o acesso rápido às informações.
Quais os benefícios da gestão de documentos?
Existem diversos benefícios da gestão de documentos para uma empresa.
Entre os principais estão:
- Melhoria da Eficiência Operacional: Com um Sistema GED, os funcionários podem acessar e compartilhar informações facilmente, o que melhora a produtividade e a eficiência operacional, reduzindo o tempo e os custos associados à localização de documentos e informações.
- Garantia de Compliance: Com a gestão de documentos é possível garantir que as informações estejam em conformidade com as leis e regulamentos vigentes, em especial a Lei Geral de proteção de Dados – LGPD. Um Sistema GED permite rastrear quem acessou quais informações e quando.
- Melhoria da Tomada de Decisões: Com um sistema de gestão de documentos, as informações estão disponíveis em tempo real, o que melhora a tomada das decisões de sua empresa.
Conclusão
Segundo o The Economist no artigo “The world’s most valuable resource is no longer oil, but data” em que fala que o recurso mais valioso do mundo não é mais o petróleo, e sim os dados. A adoção de boas práticas e técnica elaboradas na gestão dos dados de suas organizações trará, além de todas as vantagens apresentadas neste artigo, uma diferencial competitiva no concorrido mercado global onde estamos inseridos.
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