PPI
Política de Privacidade Institucional (PPI)
Preâmbulo
A X-SOLUTION está comprometida com os princípios que regem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018), e demais normativos relevantes, relacionados com a proteção dos direitos e liberdades dos indivíduos.
Esta Política de Privacidade descreve as práticas da X-SOLUTION no Tratamento de Dados Pessoais de diretores, representantes, colaboradores, para os Clientes e pessoas a eles conectadas, bem como a qualquer cidadão que venha a estabelecer relação direta ou indireta à X-SOLUTION. Estes Dados Pessoais podem ser armazena dos em sistemas da X-SOLUTION, sistemas do Cliente ou em sistemas de terceiros para os quais a X-SOLUTION recebeu acesso para a prestação de Serviços. Esta Política aplica-se a todo o ciclo de vida dos dados nas situações onde a X-SOLUTION atue como agente de tratamento.
Princípios
I. Os dados são processados de forma legal (legalidade), justa (Moralidade) e trans parente (transparência);
II. Os dados serão sempre tratados em conformidade com o estabelecido pelo controlador, seja a X-SOLUTION, seja um contratante, para uma finalidade limitada, qualificada e informada aos titulares (limitação da finalidade e da necessidade);
III. Os dados serão sempre adequados, pertinentes e limitados ao necessário em relação à finalidade para a qual são tratados (adequação);
IV. Os dados devem ser exatos e, sempre que necessário, atualizados (qualidade dos dados);
V. Os dados não serão conservados durante mais tempo do que o necessário para o efeito desejado do tratamento (necessidade);
VI. Os dados são tratados de uma maneira que garanta a segurança apropriada, incluindo proteção contra processamento não autorizado ou ilegal e contra perda, destruição ou dano acidental, usando medidas técnicas ou organizacionais apropriadas (prevenção e segurança);
VII. X-SOLUTION trata dados pessoais por obrigações contratuais e por outros fins exigidos pela Legislação Brasileira e sob hipótese alguma realiza operações com dados que possam levar a discriminação ou diferenciação de direitos entre os cidadãos (não discriminação);
VIII. O tratamento de dados pessoais realizados pela X-SOLUTION está de acordo com esta Política, com as orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), bem como com as recomendações e orientações do Encarregado de Proteção de Dados (Data Protection Officer) da X-SOLUTION;
IX. Em conformidade com o art. 18 da LGPD, a X-SOLUTION reconhece plenamente aos titulares dos dados, o “direito de acesso” a qualquer dado pessoal e não restringe esse acesso, exceto nos casos previstos na Lei. A X-SOLUTION também reconhece todos os outros direitos concedidos aos Titulares de acordo com a legislação de proteção de dados pessoais e está comprometida em atender às solicitações dos que pretendem exercer esses direitos;
X. A X-SOLUTION, a todo o tempo, reserva-se o direito de poder atualizar este documento, assim como a faculdade de disponibilizar informações adicionais, mais detalhadas, sobre situações específicas em que são recolhidos e tratados dados pessoais. Avisos adicionais de privacidade ou termos de uso específicos poderão complementar esta Política de Privacidade principal da Empresa, o que motiva leituras regulares pelos titulares dos dados, sem prejuízo do compromisso assumido pela Empresa de que todas as alterações que possam afetar os direitos ou interesses dos titulares dos dados, serão divulgadas.
O nosso compromisso
I. Proteger a segurança e a privacidade dos dados pessoais;
II. Comunicar de forma transparente sobre os dados pessoais que tratamos e em que condições;
III. Disponibilizar os mecanismos adequados para o exercício dos direitos dos titulares de dados pessoais;
IV. Respeitar o disposto à LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD – e restante legislação aplicável;
V. Adequar nossos processos para manterem-se totalmente aderentes às leis e normas mais atuais;
VI. Capacitar e sensibilizar os colaboradores para que todos tenham acesso a seus direitos e deveres quanto à privacidade de dados pessoais.
Responsável pelo tratamento de dados pessoais
I. Para efeitos do disposto no artigo 5º da LGPD, o responsável pelo tratamento de dados é a X-SOLUTION, com sede na Avenida Amintas Barros, 1880, Nossa Senhora de Nazaré, Natal/RN CEP: 59062-195, atuará sempre como agente de tratamento de dados, tanto na condição de Controlador como na condição de Operador, e em virtude da natureza dos serviços prestados. Enquanto Operador, além da Legislação, serão também obedecidas as obrigações contratuais as sim como as demandas requisitadas pelo contratante, que nestes casos atuarão como Controladores.
II. A X-SOLUTION poderá subcontratar provedores de serviços diversos para executar parte de seus serviços ao cliente, para assistir com suporte técnico, ou para executar atividades administrativas da empresa. Quando o tratamento de dados for efetuado por um terceiro a quem sejam transmitidos dados, a X-SOLUTION exige que o terceiro apresente garantias sobre medidas técnicas e organizativas adequadas, de modo a que o tratamento esteja conforme com os requisitos da LGPD e salvaguarde os direitos do titular dos dados.
III. Os contratos de prestação de serviços possuem cláusulas específicas explicitando a possibilidade da X-SOLUTION contratar suboperadores. Os Sub Operadores designados para os serviços estarão sujeitos às regulamentações de proteção de dados estabelecidas nesta política e no contrato de prestação de serviços.
IV. Os clientes devem ser informados acerca da adição ou substituição de Sub Operadores e podem, inclusive, rejeitar a contratação se identificarem vício ou impossibilidade de adequação à legislação. As condições de aceite ou rejeição devem estar dispostas em contrato.
Coleta de dados pessoais
I. Os dados podem ser obtidos diretamente do titular, transferidos do Cliente para a X-SOLUTION ou construídos através de processamentos. A X-SOLUTION recolhe dados pessoais presencialmente, por telefone, por escrito, por e-mail ou através de sistemas informáticos, incluindo, nomeadamente, quando os Usuários visitam a nossa página web, respondem a questionários, preenchem formulários ou outras funcionalidades ou recursos disponibilizados nos sistemas mantidos pela Empresa ou por subcontratados.
II. Todos os pontos de coleta de dados seguem os princípios desta política, mas podem ter cláusulas de salvaguarda específicas, ou políticas específicas, que atendem às disposições dos regulamentos de proteção de dados e, em todos os casos, a X-SOLUTION apenas trata os dados pessoais considerados apropriados, relevantes e não excessivos, a fim de cumprir os propósitos específicos, explícitos e legítimos a que se destinam.
III. No caso de coleta de dados realizada pelos Clientes, as obrigações de Privacidade e consentimento são de responsabilidade do Cliente e de sua própria política de privacidade e procedimentos de compliance à LGPD. A X-SOLUTION obriga-se a cumprir todos os elementos de segurança e privacidade contidos em seus contratos com os Clientes.
Tratamento de dados pessoais
I. Tratamento é o termo usado na Lei Geral de Proteção de Dados para descrever “toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, trans missão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, POLÍTICA DE PRIVACIDADE 5 avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração” (Art. 5º, X).
II. As informações sobre o tratamento de dados pessoais devem ser prestadas ao titular dos dados no momento da sua coleta ou dentro de um prazo razoável, se impossível o processo de comunicação no ato da coleta. Mediante alterações legais ou novas necessidades de tratamento, os titulares deverão ser igualmente notificados.
III. Entende-se por informações detalhadas sobre os tratamentos este conjunto mínimo de dados:
a). Identificação inequívoca do responsável pelo tratamento e subcontratante, se aplicável;
b). O contato do Encarregado de Dados da X-SOLUTION;
c). A(s) finalidade(s) a que se destinam os dados pessoais, bem como o fundamento jurídico para o seu tratamento;
d). O(s) destinatário(s) ou categorias de destinatários dos dados pessoais (se aplicável);
e). Identificação dos direitos do titular dos dados;
f). O prazo de conservação dos dados ou os critérios usados para definir esse prazo.
IV. Qualquer tratamento a dados pessoais deve ser legalmente fundamentado em alguma das hipóteses previstas na LGPD:
a). consentimento dado pelo titular;
b). obrigação legal ou regulatória a qual a X-SOLUTION esteja submetida;
c). pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres;
d). para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais (Anonimização é fazer com que dados pessoais tornem-se ilegíveis a ponto de impedir a identificação do indivíduo);
e). quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
f). para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem);
g). para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
h). para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais da área da saúde ou por entidades sanitárias;
i). quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais; ou
j). para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente.
V. Todo tratamento dispensado a um dado pessoal coletado e mantido pela X-SOLUTION deve atender a uma finalidade específica. Dentre algumas das finalidades pode-se destacar:
a). a prestação de serviços ao titular;
b). dar suporte, administrar, facilitar e gerir o percurso do titular dos dados enquanto colaborador da empresa;
c). complementar ou suportar as missões da Empresa e satisfazer os normativos e leis vigentes no país;
d). Resguardar com segurança os dados coletados pelos Clientes e pela empresa;
e). Facilitar acesso ao conteúdo de documentos tanto da gestão administrativa da Empresa como também dos Clientes.
VI. Caso ocorra uma nova finalidade para a qual o titular não tenha anteriormente tomado ciência, a X-SOLUTION deve informá-lo ou solicitar seu consentimento para cada nova finalidade.
- VII. A X-SOLUTION realizará todos os tratamentos em conformidade com a Legislação Brasileira e com os Contratos estabelecidos com a Empresa.
- VIII. O prazo de conservação de dados pessoais varia de acordo com a natureza do dado, das relações contratuais e legislação específica de cada caso.
- IX. A X-SOLUTION, independentemente de contratos e convênios, mas por força de leis e normas pertinentes, possui obrigação de ceder informações a outras entidades governamentais, e eventualmente não governamentais, em especial para fins de governança, transparência e cumprimento de políticas públicas. Sempre que ocorra a partilha de informações pessoais com uma destas entidades, a X-SOLUTION tomará todas as medidas e/ou ações necessárias para confirmar que estas executarão as suas funções de acordo com os princípios da LGPD.
Medidas de segurança
I. Enquanto responsável pelas atividades de tratamento dos dados pessoais e da informação, a X-SOLUTION garante que executa e promove as medidas técnicas e organizativas adequadas e eficazes ao cumprimento dos princípios da proteção de dados, com o objetivo de assegurar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência permanentes dos seus sistemas e serviços de tratamento.
II. Eventualmente, em caso de subcontratação ou terceirização de atividade, para manutenção de sistemas, bancos de dados, gestão de documentos, armazena mento físico ou digital, coleta de dados, a X-SOLUTION assegura que exigirá deste terceiro as mesmas medidas administrativas, técnicas e organizativas contra uma eventual utilização abusiva ou acesso não autorizado.
- III. A segurança e o acesso realizado pelos Clientes ou por titulares, através de dispositivos próprios, privados ou mantidos por eles, a dados mantidos pela X-SOLUTION, são de total responsabilidade dos Clientes e Titulares. Assegurar que os seus computadores se encontrem adequadamente protegidos contra softwares maliciosos, vírus de computadores e outras ferramentas que possibilitem o uso inadequado de seu equipamento, assim como de seus dados, são responsabilidade, nestes casos, de Clientes e Titulares. É também de responsabilidade do titular/cliente o uso de software atualizado e licenciado.
- IV. A X-SOLUTION, caso detecte equipamentos que estejam configurados de modo a permitir uso de software malicioso e que ponha em risco a integridade dos da dos não só do proprietário do equipamento, mas dos dados dos demais titulares, pode negar acesso aos recursos de telecomunicação até que seja sanada a não conformidade identificada.
- V. A X-SOLUTION mantém boas práticas e políticas de identificação, resposta e mitigação de incidentes de segurança da informação e, quando estes envolverem dados pessoais, realizará os procedimentos previstos na Lei de comunicação aos titulares e Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
- VI. Mesmo quando não envolverem dados pessoais, a X-SOLUTION mantém o com promisso de informar aos seus Clientes acerca de incidentes de Segurança e outros eventos que possam impactar positiva ou negativamente a privacidade dos dados tratados nos serviços prestados.
Direitos dos titulares
I. A X-SOLUTION colaborará, sob demanda e até o limite solicitado sob a Lei Geral de Proteção de Dados, com pedidos de titulares com relação ao exercício de seus direitos.
II. A X-SOLUTION trabalha para que tenha os mecanismos necessários para receber os pedidos de titulares, privilegiando o acesso ao Encarregado de Dados da Empresa.
- III. O exercício de direitos passivos, como o conhecimento de riscos ou alterações de finalidades de tratamentos, será plenamente executado pela X-SOLUTION em favor de titulares e Clientes.
- IV. Mediante a verificação das condições legalmente previstas, a X-SOLUTION garante aos titulares dos dados o direito de acesso, atualização, retificação, notificação de tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito. O direito de exclusão somente poderá ser exercido em situações em que o período de res guardo dos dados esteja concluso.
Encarregado de proteção de dados (Data Protection Officer)
A X-SOLUTION manterá todas as informações e normas relativas à LGPD no site da Empresa, no endereço: https://xsolutiondoc.com.br
Dentre outras ações, em cumprimento ao artigo 23, inciso III, da LGPD, a X-SOLUTION tem nomeado um Encarregado de Dados, normalmente reconhecido pela sigla DPO (do inglês Data Protection Officer), que pode ser sempre contatado por encarregado. dpo@xsolutiondoc.com.br
Entre outras funções, cabe ao Encarregado:
a). aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências (artigo 41, parágrafo 2º, inciso I);
b). receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências (arti go 41, parágrafo 2º, inciso II);
c). orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais (artigo 41, parágrafo 2º, inciso III);
d). executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou esta estabelecidas em normas complementares (artigo 41, parágrafo 2º, inciso IV);
e). Monitorizar a conformidade do tratamento de dados com as normas aplicáveis;
f). Servir de ponto de contato para o esclarecimento de questões relativas ao tratamento de dados;
g). Representar a Empresa junto à Agência Nacional de Proteção de Dados;
h). Prestar informação e aconselhar a X-SOLUTION, ou as entidades subcontratadas, sobre as suas obrigações no âmbito da privacidade e proteção de dados.
Disposições finais
Esta política poderá e deverá ser atualizada a qualquer momento, sempre em favor da privacidade e do cumprimento das obrigações legais e contratuais.
Data – 20/09/2021
Responsáveis – Kleber Jacinto, Lamanda Gumaia
Versão – v0.9
Hugo Gurgel Tavares
Diretor X-Solution
A PPI completa (versão pdf) está disponível para consulta e pode ser acessada por meio do documento em formato PDF abaixo.